Devenir un architecte expert en facturation: 5 étapes simples

 
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Toutes les entreprises sont plus ou moins équipées de logiciels de comptabilité et il en existe beaucoup. Cependant, pour les architectes ce qui est interessent est de facturer automatiquement en fonction des avancements du projet et des phases mises à jour. Aujourd’hui, il est possible d’automatiser ce processus de facturation et de comptabilité.

Etape 1: Se munir d’un logiciel de comptabilité pour dématérialiser vos factures.

Tous les logiciels de comptabilité type Henrri, Sage ou Quickbooks permettent plus ou moins les mêmes actions:

  • Créer et enregistrer des clients

  • Créer des modèles de documents

  • Créer des devis et des factures (et idéalement des bons de commande)

  • Gérer la TVA (et différents taux de TVA)

  • Créer ses propres unités

  • Numéroter automatiquement les factures (d’un point de vue légal, les numéros de factures doivent se suivre, chronologiquement et sans rupture: lien vers le site du service public).

Etape 2: S’abonner à un logiciel de gestion d’agence spécialement conçu pour les architectes

Dans la plupart des cas, toute l’étape avant la création de factures sur votre logiciel de comptabilité ou par votre comptable, est faite manuellement et souvent en utilisant des feuilles de calculs type excel. Cela fonctionne très bien mais demande beaucoup de travail administratif pour tenir ces tableaux à jour. Il peut aussi arriver d’y trouver des erreurs car, l’erreur est humaine. Pour tout projet, le fil conducteur est généralement le suivant : nouveau projet, proposition d’honoraires, création des phases, création d’un planning, choix des équipes, avancement du projet, facturation en fonction de l’avancement, mis à jour du budget … Il est important de facturer les clients en fonction de l’avancement des projets et surtout de les facturer à temps, sans prendre de retard. Cela est maintenant possible. En créant OOTI, nous avons pensé à tout. Il est maintenant possible de générer automatiquement vos factures en fonction de l’avancement de vos projets, mais aussi d’avoir directement vos factures d’acompte et de production mises à jour depuis une seule et même plateforme.

Etape 3: Mettez en place un process bien précis

Il est important de générer et gérer vos factures de la même manière à chaque fois et de créer des règles de régularité, de qualité et de ponctualité, cela vous assurera la confiance du client:

  • Choisir la numérotation de vos factures par ordre chronologique (ex : AAMMxxxx) pour obéir aux règles de la fiscalité.

  • Choisir des libellés que tout le monde devra utiliser (facture d’acompte, facture de production etc)

  • La facturation doit s’appliquer à tout client et fournisseur

  • Mettre en place un modèle structuré

  • Respecter la même mise en forme sur toutes vos factures (logo, police, paragraphes, couleurs etc.)

  • Facturer en fonction de votre avancement et en envoyer la preuve au client

  • Les originaux des factures doivent être envoyés très rapidement au client

  • Les copies doivent être conservées, enregistrées et classées (par exemple, sous la forme de fichiers PDF)

Etape 4: Faites-vous payer en temps et en heure

Les factures doivent être systématiquement envoyées au client dans les plus brefs délais et les paiements doivent être comptabilisés en direct dans vos comptes, cela vous permettra de garder une vision réelle. Les factures impayées doivent faire l’objet de relances et chacun doit être responsable du recouvrement de ses prestations. Cela peut être fait manuellement mais vous pouvez aussi utiliser OOTI pour votre facturation en fonction de votre avancement et être alerté en cas de retard.

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Etape 5: Visualisez l’impact sur votre marge en direct

Pour cela, chaque facture doit être bien associée à certaines phases de votre projet. Cela vous permettra de voir en temps réel, l’impact des coûts et revenus sur votre marge. Vous pourrez analyser les actions qui vous ont potentiellement fait perdre de l’argent et les autres qui vous en ont fait gagner. Vous aurez les clés pour ajuster vos processus au prochain projet.